Jakie są elementy składowe zarządzania ryzykiem?

W praktyce wyróżnić może dwa, skrajnie różne podejścia do ryzyka

  1. Aktywne (wyprzedzające) – polega na wcześniejszych działaniach dążących do identyfikacji ryzyk i aktywnym działaniu w celu jego eliminacji lub zmniejszenia jego skutków.
  2. Reaktywne (przeciwdziałające) – polega na bieżącym wykrywaniu istniejących już niebezpieczeństw i zmniejszania ich skutków.

Zarządzanie ryzykiem posiada, oczywiście, swoją strukturę, na którą składają się cztery kluczowe składniki:

  1. Identyfikacja ryzyk – dotyczy podejścia aktywnego
  2. Ocena ilościowa ryzyk – dotyczy podejścia aktywnego
  3. Planowanie obsługi ryzyk – dotyczy podejścia aktywnego
  4. Monitorowanie i kierowanie zagrożeniami – dotyczy podejścia reaktywnego

Powyższego podziału nie można traktować jednak jako zawsze precyzyjnego. Dzieje się tak, ponieważ nie wszystkie ryzyka są możliwe do identyfikacji wcześniej niż na etapie wdrożenia projektu. Jeśli jednak nastąpi to odpowiednio szybko, możliwe jest nadal podejście aktywne. W innym wypadku pozostają jedynie środki reaktywne. Co do samego monitorowania i planowania. Dobry rozwiązaniem jest skorzystanie z nowoczesnych aplikacji online timesheet pozwalających na właściwą i szybką delegację zadań i zaplanowanie pracy zespołu zadaniowego.

Ważną, na tym etapie rozważań, uwagą jest jednak to, że cztery podstawowe składniki zarządzania ryzykiem nie mogą być uważane za czynności jednorazowe i związane są jedynie z etapem planowania – powinny towarzyszyć project managerowi przez cały czas działania w projekcie. Aplikacja do zarządzania projektami w sieci, tzw. Web based project management , również powinna to uwzględniać. Warto również zwrócić na fundamentalny czynnik determinujący pracę w każdym zespole projektowym. Mowa o komunikacji. Jak powszechnie wiadomo w każdej grupie ludzkiej występują odpowiednie kanały komunikacyjne, za pomocą których przekazywana jest informacja. Wraz z ich używaniem zwiększa się ryzyko wystąpienia szumów i innych zakłóceń. Narzędziem, które skutecznie minimalizuje tego typu ryzyko jest aplikacja online team collaboration.

Definicje i podstawowe źródła ryzyka

Oczywiście, w literaturze spotyka się bardzo wiele różnorodnych definicji ryzyka. Ogólnie jednak ryzyko to niepewne, przyszłe zjawisko, które wywołać może negatywny skutek dla funkcjonującej organizacji. Często ryzyko uznaje się też za zjawisko szersze: każda niepewność, która może (jakkolwiek – negatywnie lub pozytywnie) wpłynąć na działania związane z projektem. W tym rozumieniu wcześniejsze zakończenie danego zadania lub niewykorzystanie pełnej puli zasobów finansowych, również jest skutkiem pewnego rodzaju ryzyka.

Tego typu rozumienie pojęcia ryzyka pokazuje, że każde planowanie niesie za sobą niedoskonałości i na etapie planowania nigdy nie można być w 100% pewnym ostatecznych wyników swoich działań. Podejście to należy jednak do problemów natury akademickiej i czysto formalnej, dlatego w praktyce ogranicza się do identyfikacji ryzyk, mogących negatywnie wpłynąć na główne elementy projektu, czyli zakres, czas lub koszty.

Żródła ryzyka w projekcie są różnorodne i ich liczba może być bardzo duża. Powodowane jest to zarówno unikalnością przedsięwzięcia nazywanego projektem, ale także jego mikro- i makro otoczeniem – zespół projektowy działa w otoczeniu własnej organizacji, dostawców, odbiorców, konkurencji, a także szerzej – pewnej sytuacji ekonomicznej, prawnej, technologicznej, naturalnej, a także międzynarodowej.  Mówiąc o grupie zadaniowej należy wspomnieć również o umiejętnej delegacji zadań. Proces podziału pracy i ustaleniu odpowiedniego grafiku ułatwia aplikacja online timesheet. Oprócz tego istotnym elementem każdego zespołu projektowego jest komunikacja. Wymiana informacji pomiędzy członkami grupy przebiega przez stworzony kanał, w którym występują szumy, czyli zakłóceni. Aby zminimalizować ryzyko ich występowania można skorzystać z aplikacji online team collaboration, która skutecznie eliminuje zakłócenia występujące podczas przepływu informacji.

Zagrożenia dla projektu mogą mieć miejsce w każdym miejscu jego otoczenia. Najłatwiej identyfikowalne są w otoczeniu wewnętrznym. Praktyka pokazuje, że wraz z „oddalaniem się” elementów otoczenia, identyfikacja, ale także zapobieganie efektom ryzyka staje się coraz trudniejsze, a czasem niestety, nierealne. Nieco łatwiejsza może być sytuacja, jeśli posiadamy system Web based management, do zarządzania projektami wraz z rejestrem ryzyk.