Jak najefektywniej rozplanować czas pracowników?

Zarządzanie projektem polega między innymi na rozdzielaniu zadań pomiędzy poszczególnych członków zespołu. Właściwe rozdzielenie zadań niejednokrotnie ma kluczowe znaczenie dla realizacji projektu. Rozdzielenie zadań należy do obowiązku kierownika projektu. Może się ono odbywać we współpracy z osobą, która ów projekt finansuje, o ile oczywiście nie jest to osoba tożsama z kierownikiem projektu.

Zadania powinny być tak rozdzielone, by każdy pracownik, w momencie, gdy pozna przydzielone mu zadanie, czuł motywację do pracy. Aby tak się stało, zadanie musi być odpowiednio dopasowane do pracownika pod wieloma względami. Przede wszystkim zadanie musi odpowiadać możliwościom czasowym pracownika. Musi dawać mu szansę na terminowe zakończenie zadania. Jeśli pracownik od razu widzi, że nie jest w stanie zrobić zadania na czas, odczuwa wobec niego zniechęcenie i prawdopodobnie nawet nie będzie próbował wywiązać się z terminu, gdyż uzna go za abstrakcyjny. Zadanie, jakie otrzyma członek zespołu, powinno wydać mu się ambitne tudzież po prostu być ambitne. Oczywiście należy tu być bardzo ostrożnym, by zamiast zadania ambitnego nie przydzielić komuś zadania przekraczającego jego możliwości. Ambitnym będzie takie zadanie, które sprawi, że pracownik chętnie je podejmie, gdyż podczas pracy nad tym zadaniem, będzie miał poczucie, iż wykorzystuje posiadane umiejętności, a także, choć w niewielkim stopniu, je udoskonala, uczy się czegoś nowego. Do tego celu zostały stworzone specjalne narzędzia, dzięki którym możliwe jest tworzenie kart pracy. Wpisuje się w nich to jaki pracownik i kiedy jest odpowiedzialny za dane zadanie, dzięki temu łatwo jest odszukać czym zajmuje się w określonym czasie każda osoba w firmie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami często proponuje nam, by każdemu przydzielanemu zadaniu nadać odpowiedni priorytet. W tym zadaniu przychodzą nam z pomocą programy posiadające funkcję tworzenia portfela projektów.

Nie zawsze jednak jest sens, by z niego korzystać. Oczywiście wiele zależy od specyfiki pracy. Jeśli decydujemy się na nadawanie zadaniom priorytetów, czyli określaniu, czy jest on normalny, pilny tudzież bardzo pilny, należy zawsze być z pracownikiem uczciwym w tej kwestii. Wówczas można liczyć, że pracownik, który zobaczy, że dany priorytet rzeczywiście jest bardzo wysoki zrobi wszystko, by jak najszybciej zrealizować zadanie, oddając je znacznie przed ustalonym czasem. Jeśli jednak stale mówi się pracownikowi, iż jego zadanie ma bardzo wysoki priorytet, następuje w pracowniku wewnętrzny bunt przeciwko stałemu pracowaniu pod tak silną presją, zwłaszcza, jeśli nie jest mu wyjaśnione, skąd się ta silna presja bierze.

Należy, więc rozważnie korzystać z dobrodziejstw, jakie niosą narzędzia do zarządzania projektami. Czasem, jeśli zdradzi się pracownikom więcej szczegółów projektu można liczyć na ich większe zaangażowania, a w związku z tym lepszą i szybszą realizację zadań

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *